Nolato » Bolagsstyrning » Intern kontroll

Styrelsens beskrivning av intern kontroll

Styrelsen ansvarar enligt den svenska aktiebolagslagen och Svensk kod för bolagsstyrning för den interna kontrollen i bolaget. Beskrivningen utgör inte en del av de formella årsredovisningshandlingarna. Styrelsen gör inte i beskrivningen något uttalande om hur väl den interna kontrollen har fungerat. Bolagets revisor har översiktligt granskat beskrivningen.
Nolatos internkontroll avseende den finansiella rapporteringen omfattar fem huvudaktiviteter: Skapande av en kontrollmiljö, riskbedömning, kontrollaktiviteter, information och kommunikation samt uppföljning.

Kontrollmiljö

Ett effektivt styrelsearbete är grunden för god intern kontroll. Bolagets styrelse har etablerat tydliga arbetsprocesser och arbetsordningar för sitt arbete. En viktig del i styrelsens arbete är att besluta om och godkänna ett antal grundläggande policies, riktlinjer och ramverk relaterade till finansiell rapportering. Dessa inkluderar bland annat uppförandekod, informationspolicy och finanspolicy.
Styrelsen utvärderar löpande verksamhetens prestationer och resultat genom ett rapportpaket innehållande verksamhets- och resultatutfall, rullande prognoser, analys av nyckeltal samt annan väsentlig operationell och finansiell information.
Nolato har en enkel juridisk och operationell struktur, med utarbetade styr- och internkontrollsystem. Organisationen kan därmed snabbt agera vid ändrade förutsättningar för koncernens marknad eller inom andra områden. Operativa beslut fattas på bolags- eller affärsområdes­nivå, medan beslut om övergripande strategi, inriktning, förvärv, större investeringar och övergripande finansiella frågor fattas av Nolatos styrelse och koncernledning.
Den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen inom Nolato är utformad för att fungera i denna organisation. Inom koncernen finns ett tydligt regelverk för delegering av ansvar och befogenheter, vilket följer koncernens struktur. Basen för den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen utgörs av kontrollmiljön omfattande organisation, beslutsvägar, befogenheter och ansvar som kommunicerats samt den kultur som styrel­sen och bolagsledningen kommunicerar och verkar inom. Denna kultur formuleras i dokumenten Nolatos Grundbultar, Nolatos uppförandekod, Nolatos miljöpolicy, Nolatos kvalitets­policy och Nolatos informationspolicy (klicka här för mer information). Dessa kulturbärare utgör en viktig del i skapandet av en effektiv kontrollmiljö inom Nolato. De kommuniceras till samtliga anställda, bland annat i form av en samlingsskrift med titeln ”Nolatos själ” och baseras på en värdegrund som har funnits inom Nolato under lång tid.
Utöver detta finns en utarbetad arbetsordning för styrelsen och en instruktion för verkställande direktören. Dessa beskriver bland annat arbetsfördelningen inom styrelsen samt ordförandens och verkställande direktörens arbetsuppgifter. Dessutom har en arbetsordning utarbetats för respektive verkställande direktör i dotterbolagen. Chefer på olika nivåer i bolaget ansvarar för det löpande arbetet med internkontroll inom sina respektive ansvarsområden.

Riskbedömning

Bolaget genomför en årligen återkommande process, med en riskanalys av den finansiella rapporteringen, som styrelsen utvärderar och fastställer. I samband med riskanalysen identifieras resultaträknings- respektive balansräkningsposter där den inneboende risken för väsentliga fel är förhöjd.
I bolagets verksamhet finns dessa risker i huvudsak i anläggningstillgångar, finansiella instrument, varulager, kundfordringar, upplupna kostnader samt skatter och intäktsredovisning.
Riskbedömningarna är baserade på effekter på den finansiella rapporteringen, utfallet av resultaträkningen, affärsprocesser, yttre faktorer och risken för bedrägeri.

Kontrollaktiviteter

De risker som har identifierats avseende den finansiella rapporteringen hanteras via bolagets kontrollaktiviteter, till exempel behörighetskontroller i IT-system och attestkontroller.
Detaljerade ekonomiska analyser av resultat, med uppföljning mot affärsplaner och prognoser, kompletterar de verksamhetsspecifika kontrollerna och ger en övergripande bedömning av rapporteringens kvalitet.

Information och kommunikation

Bolagets styrande dokument för den finansiella rapporteringen utgörs i huvudsak av policies och riktlinjer, vilka löpande hålls uppdaterade och kommuniceras via relevanta kanaler. Information samlas in från dotterbolagen genom finansiella och operativa rapporter till styrelserna i dotterbolagen, affärsområdesledningarna och koncernledningen.
För kommunikation med externa parter finns en tydlig informationspolicy, som anger riktlinjer för hur denna kommunikation ska göras. Syftet med policyn är att säkerställa att alla informationsskyldigheter efterlevs på ett korrekt och fullständigt sätt.

Uppföljning

Verkställande direktören ansvarar för att den interna kontrollen är organiserad och följs upp enligt de riktlinjer som styrelsen har fastställt. Finansiell styrning utförs av koncernekonomifunktionen. Den ekonomiska rapporteringen analyseras månatligen på detaljnivå.
Styrelsen har vid sina möten följt upp den ekonomiska rapporteringen och bolagets revisorer har inför styrelsen och revisionsutskottet avrapporterat sina iakttagelser. Revisionsutskottet har löpande fått rapportering från revisorn och följer upp åtgärder som vidtas för att förbättraeller förändra kontrollerna. Styrelsen har månadsvis fått ekonomiska rapporter och vid varje styrelsemöte har bolagets ekonomiska situation behandlats. Styrelsen och revisionsutskottet har granskat samtliga delårsrapporter samt årsredovisningen före publicering.

Internrevision

Nolato har en enkel juridisk och operativ struktur och utarbetade styr- och internkontrollsystem. Styrelsen och revisionsutskottet följer upp organisationens bedömning av den interna kontrollen, bland annat genom kontakter med Nolatos revisorer. Styrelsen har mot bakgrund av ovanstående valt att inte ha någon särskild intern revision.

© Nolato