Styrelsens rutiner och arbete
Styrelsens arbete 2010
Styrelsen har under 2010 hållit fem sammanträden samt ett konstituerande sammanträde efter årsstämman. Redovisning av bolagets verksamhet, marknad och ekonomi har varit stående punkter på dagordningen. Utöver dessa punkter har styrelsearbetet under året framförallt inriktats på investeringsdiskussioner, marknadskommunikation, förvärvsprocesser, budget/prognoser, finansiering och strategidiskussioner kring bolagets verksamhet den närmaste treårsperioden.
Samtliga beslut har fattats enhälligt.
Rapportering och kontroll
Styrelsen och revisionsutskottet analyserar och bedömer risker, kontrollmiljö samt övervakar den finansiella rapporteringens kvalitet och Nolatos interna kontrollsystem.
Detta sker bland annat genom instruktioner till verkställande direktören och fastläggande av krav på innehållet i de rapporter om ekonomiska förhållanden som fortlöpande tillställs styrelsen, samt vid genomgångar med ledningen och revisorerna.
Styrelsen tar del av och säkerställer ekonomisk rapportering såsom månadsbokslut, prognoser, delårsrapporter och årsredovisning, men har delegerat till bolagets ledning att säkerställa presentationsmaterial i samband med möten med media, ägare och finansiella institutioner.
Styrelsens arbetsformer
Styrelsen anger den yttersta inriktningen för Nolatos verksamhet och utarbetar erforderliga instruktioner. Den fastställer Nolatokoncernens ledande organisation samt tillsätter, avsätter och kontrollerar verkställande direktören.
Principer har beslutats vid konstituerande styrelsemöte efter årsstämman angående styrelsens arbetsordning för styrelsearbetet, arbetsfördelningen mellan styrelsen och den verkställande direktören samt den ekonomiska rapporteringen. De väsentligaste delarna i dessa principer fastslår följande:
- Styrelsen ska fastlägga ett arbetsprogram med fem ordinarie möten under året, där olika ärenden enligt arbetsordningen ska behandlas vid olika styrelsemöten.
- Kallelse, dagordning samt underlag för styrelsemötet ska i normalfallet sändas ut senast en vecka före mötet. Vid mötet ska numrerade protokoll föras.
- Arbetsfördelningen klargör styrelsens ansvar samt de viktigaste arbetsuppgifterna för ordföranden och verkställande direktören. Instruktionerna för verkställande direktören innehåller inskränkningar för beslut kring investeringar, förvärv, överlåtelser samt vissa avtal.
- För att göra det möjligt för styrelsen att fortlöpande följa och kontrollera koncernens ekonomiska ställning och utveckling, ska verkställande direktören förse styrelsen med månadsrapporter kring försäljning, resultat, kapitalbindning, kassaflöden, balansräkning samt uppföljning mot prognoser och uppdatering av prognoser.
Styrelsen
Styrelsen säkerställer kvaliteten i den finansiella rapporteringen, vilket sker genom antagna styrinstrument, till exempel instruktionen för verkställande direktören, instruktionen för ekonomisk rapportering till styrelsen samt informations- och finanspolicyn.Vidare säkerställer styrelsen kvaliteten i den finansiella rapporteringen genom att ingående behandla delårsrapporter, bokslutskommuniké och årsredovisning inför och på styrelsemöten. Styrelsen tar också del av upprättade protokoll från revisionsutskottet samt deras eventuella observationer, rekommendationer och förslag till beslut och åtgärder.
Styrelsen har delegerat till bolagsledningen att säkerställa kvaliteten i pressmeddelanden med finansiellt innehåll samt presentationsmaterial i samband med möte med media, ägare och finansiella institutioner.
Styrelsens ordförande
Styrelsens ordförande, Fredrik Arp, organiserar och leder styrelsens arbete så att detta utövas i enlighet med svensk aktiebolagslag, andra lagar och förordningar, gällande regler för aktiemarknadsbolag (inklusive Svensk kod för bolagsstyrning) samt styrelsens interna styrinstrument. Ordföranden följer verksamheten genom fortlöpande kontakter med verkställande direktören och ansvarar för att övriga styrelseledamöter får tillfredsställande information och beslutsunderlag.Ordföranden ansvarar för att styrelsen fortlöpande uppdaterar och fördjupar sina kunskaper om Nolato, samt i övrigt får den utbildning som krävs för att styrelsearbetet ska kunna bedrivas effektivt. Vidare tillser ordföranden att det sker en årlig utvärdering av styrelsens arbete och att valberedningen får del av bedömningarna.
